Manajemen Master Surat
Merupakan tools yang berfungsi sebagai pusat data dan pengelolaan jenis surat yang umum digunakan. Memberikan gambaran komprehensif mengenai berbagai jenis surat, dari resmi hingga pribadi terkait aktivitas karyawan.
Daftar Isi
Fitur Utama
Pusat Data Template Surat Perusahaan
Dashboard ini berfungsi sebagai tempat penyimpanan dan pengelolaan seluruh jenis surat yang digunakan dalam aktivitas operasional perusahaan, baik surat resmi maupun surat pribadi yang terkait dengan karyawan.
Kemudahan Akses dan Pengelolaan Dokumen
Memungkinkan pengguna untuk menambah, mengedit, menghapus, mengunduh, serta mengaktifkan atau menonaktifkan template surat sesuai kebutuhan.
Standarisasi Format Dokumen HR
Menjamin keseragaman format surat yang digunakan di seluruh departemen perusahaan.
Panduan Langkah
Akses Menu Manajemen Master Surat
-
1
Dari Home Page, klik ikon menu di pojok kiri atas platform untuk menampilkan Sidebar.
-
2
Klik kolom pencarian, lalu ketik “Manajemen Master Surat”.
-
3
Pilih hasil pencarian yang ditemukan untuk membuka Dashboard List Master Surat.
-
4
Alternatif lainnya, buka Modul Surat, lalu klik Manajemen Master Surat dari daftar menu yang tersedia.
Tampilan Dashboard Manajemen Master Surat
-
1
Dashboard ini menampilkan daftar seluruh template surat yang telah didaftarkan ke dalam sistem.
-
2
Fitur utama pada tampilan dashboard:
- • Show Entries: Menentukan jumlah data yang ingin ditampilkan (10/25/50/All).
- • Search: Memudahkan pencarian berdasarkan nama surat atau kata kunci tertentu.
Menambah Data Master Surat Baru
-
1
Klik tombol Tambah (+) pada halaman List Master Surat.
-
2
Akan muncul Form Tambah Master Surat.
-
3
Isi data sesuai dengan ketentuan berikut:
- • Nama Surat: Masukkan nama surat sesuai dengan jenis dan fungsinya (contoh: Surat Peringatan, Surat Keterangan Kerja, Surat Cuti).
- • Upload File Template: Klik Choose File untuk mengunggah file template surat yang sudah disiapkan (format .docx atau .pdf disarankan).
-
4
Klik tombol Simpan (Save) untuk menyimpan data surat baru.
-
5
Setelah disimpan, sistem akan kembali ke halaman utama Dashboard Master Surat, dan surat baru akan otomatis muncul dalam tabel Data Master Surat.
Mengunduh Template Surat
-
1
Untuk mengunduh template surat yang sudah tersedia:
- • Pada kolom Jenis Surat, klik tombol Download (⬇️) pada surat yang ingin diunduh.
- • Tunggu hingga proses pengunduhan selesai.
- • File surat akan tersimpan ke perangkat pengguna.
Mengelola Data Master Surat
-
1
Pada tabel Data Master Surat, klik tombol Aksi (⋮) di sisi kanan untuk menampilkan beberapa opsi berikut:
- • Edit: Mengubah nama atau mengganti file template surat yang sudah terdaftar.
- • Delete: Menghapus surat yang sudah tidak diperlukan.
- • Active / Deactive: Mengaktifkan atau menonaktifkan surat tertentu tanpa harus menghapusnya dari sistem.
Contoh Tampilan
Dashboard Master Surat
Menampilkan seluruh daftar template surat beserta status aktif, nama dokumen, dan opsi pengunduhan.
Form Tambah Master Surat
Digunakan untuk menambahkan template surat baru lengkap dengan nama surat dan file template (.docx/.pdf).
Menu Aksi Master Surat
Menampilkan opsi pengelolaan surat seperti Edit, Delete, dan Active/Deactive.
Tips Penggunaan Manajemen Master Surat
- • Pastikan nama file template sesuai dengan fungsi surat agar mudah ditemukan oleh pengguna lain.
- • Gunakan format file standar perusahaan (.docx untuk surat yang dapat disunting, .pdf untuk surat final).
- • Aktifkan hanya surat yang masih relevan agar tampilan dashboard tetap efisien dan rapi.
- • Jika mengalami kendala dalam penggunaan Manajemen Master Surat, silakan hubungi Tim HR Administrator atau PIC Modul Surat untuk mendapatkan bantuan lebih lanjut.